Protocolo Eletrônico com trilha de auditoria
Substitua a pasta física por um documento que carrega o próprio histórico. Cada tramitação registra quem recebeu, o que foi pedido, quando respondeu e quanto tempo o processo ficou em cada setor — do rascunho ao arquivamento.
O problema
"Onde está esse processo?"
No papel, a resposta depende de alguém lembrar. O documento circula entre setores, acumula despachos em folhas avulsas e, quando o Tribunal de Contas pergunta o que aconteceu entre duas datas, a reconstrução vira arqueologia.
O protocolo eletrônico inverte isso: o percurso não é reconstruído depois, ele é gravado enquanto acontece. Cada movimento do documento fica registrado com autor, data e setor — e o histórico não pode ser editado.
Ciclo de vida do documento
- 1 Rascunho — Ainda editável, sem número. Só quem criou enxerga.
- 2 Protocolado — Ganha número definitivo e data. O conteúdo é congelado.
- 3 Em tramitação — Enviado a um setor ou servidor, aguardando recebimento.
- 4 Recebido — O destinatário confirmou a posse e o prazo passa a correr.
- 5 Devolvido — Retornou à origem com manifestação registrada.
- 6 Arquivado — Encerrado com motivação — reversível por desarquivamento.
Recursos do Módulo
O que o protocolo faz por você
Funcionalidades desenhadas a partir da rotina real de um setor de protocolo.
Numeração Automática
Ao protocolar, o documento recebe número sequencial e data oficial. Antes disso é rascunho e pode ser corrigido à vontade; depois, o conteúdo fica congelado.
Tipos de Documento
Ofício, memorando, comunicação interna, requerimento, parecer e despacho. Cada tipo organiza a listagem e orienta o modelo de texto usado na geração do PDF.
Tramitação com Ação Solicitada
Ao enviar, você diz o que espera: ciência, assinatura, parecer, providência ou arquivamento. O destinatário sabe exatamente o que precisa fazer — não só que "chegou algo".
Assinatura Eletrônica
A assinatura registra usuário, data, IP e localização, e é amarrada aos hashes dos anexos assináveis. Se um arquivo for trocado depois, a assinatura deixa de conferir.
Níveis de Acesso
Interno, restrito e sigiloso. O nível define quem enxerga o documento na listagem e no detalhe, respeitando a natureza da informação tratada.
Anexos com Download Controlado
Arquivos ficam vinculados ao protocolo, com download por rota autenticada. Os anexos assináveis entram no cálculo do hash da assinatura.
Mensagens no Processo
A conversa sobre o documento acontece dentro dele. Nada de decisão perdida em e-mail ou aplicativo de mensagem fora do registro oficial.
Acompanhamento
Servidores podem seguir um protocolo que não é seu e receber notificações da movimentação, sem precisar perguntar ao setor responsável.
PDF do Documento e da Auditoria
Dois PDFs: o documento em si e a ficha de auditoria com todo o percurso. É o que se junta ao processo quando o controle externo pede comprovação.
Balcão Público
O cidadão protocola sem criar conta
Cada órgão ou gerenciador ganha um endereço público próprio. O cidadão preenche o formulário, anexa documentos e recebe um comprovante com link de consulta — tudo sem login, sem senha e sem ir até o balcão físico.
- Endereço público exclusivo por entidade, ativado apenas para quem tem o link configurado.
- O pedido entra na mesma fila dos protocolos internos, já numerado e pronto para tramitar.
- Consulta pelo link do comprovante mostra o percurso completo: cada movimento, com data e setor.
- O conteúdo interno da deliberação fica de fora da consulta pública — despachos, textos de resposta e nomes de servidores não aparecem.
- Limite de envios por minuto protege o formulário contra uso abusivo.
Transparência sem exposição
A consulta pública responde à pergunta que o cidadão realmente tem — "meu pedido andou?" — mostrando o caminho percorrido pelo documento. O que a administração deliberou internamente permanece interno.
Comprovante em PDF
Gerado no momento do envio, com o número do protocolo e o link de acompanhamento.
Auditoria & Cadeia de Custódia
A ficha de movimentação que acompanhava a pasta física
O módulo reconstrói o percurso do documento em duas leituras da mesma história, porque auditar e prestar contas são perguntas diferentes.
Linha do tempo
Todos os eventos em ordem cronológica — histórico, tramitações e mensagens reunidos. É a leitura evento a evento, para quando é preciso saber exatamente o que aconteceu e em que ordem.
Cadeia de custódia
Só as trocas de mão: com quem o documento esteve, de quando a quando e por quanto tempo. Responde objetivamente onde o processo ficou parado — e por quantos dias.
O que fica registrado
- Quem criou o documento e quando foi protocolado.
- Cada envio, com origem, destino e ação solicitada.
- O momento exato do recebimento pelo destinatário.
- Respostas, despachos e pareceres, com autor identificado.
- Assinaturas, com usuário, data, IP e localização.
- Arquivamento e desarquivamento, sempre com motivação.
Governança & Segurança
Cada servidor enxerga e faz exatamente o que lhe cabe
O acesso ao módulo é controlado por permissão dedicada, e a visibilidade de cada documento ainda depende do nível de acesso escolhido ao protocolar.
- Permissão específica de acesso ao protocolo, concedida por perfil.
- Nível de acesso por documento: interno, restrito ou sigiloso.
- Documento protocolado tem o conteúdo congelado — correções ficam registradas como novos eventos.
- Histórico não editável: nenhum evento pode ser apagado da trilha.
- Exclusão reversível, preservando o registro para auditoria posterior.
- Assinatura vinculada ao hash dos anexos, detectando troca de arquivo.
Impacto na Gestão
100%
Dos documentos com percurso rastreável de ponta a ponta — cada movimento com responsável, data e setor identificados.
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